Não é segredo que a economia global ainda tem buscado a estabilidade nos últimos anos. Segundo um comunicado do Banco Mundial em Janeiro deste ano, o final de 2024 marcará o meio de década mais lento de crescimento do PIB em 30 anos. Em 2024, o crescimento do comércio global atingirá cerca de metade da média que víamos antes da pandemia de Covid-19.  

Nesse sentido, se você está procurando controlar as despesas da sua empresa, pode estar considerando como gerenciar melhor os gastos com viagens corporativas. Contudo, as viagens de negócios e as reuniões presenciais continuam a desempenhar um papel essencial e impactam diretamente no desenvolvimento dos negócios.

Independentemente da economia ou dos objetivos financeiros da sua organização, aqui estão algumas dicas para gerenciar melhor as despesas de viagem, preservando o seu caixa.

1. Crie, aplique e revise uma Política de Viagens

O primeiro passo para uma melhor gestão de despesas de viagem é criar uma política de viagens, essencial para toda empresa com viajantes frequentes.

Ela não apenas fornece aos viajantes detalhes sobre como reservar suas viagens, como se preparar para elas e como relatar suas despesas, como também detalha quais despesas podem ser reivindicadas. Isso ajudará a reduzir custos desnecessários. 

No entanto, para que uma política de viagens seja eficaz, é preciso aplicá-la. Ela deve ser comunicada de forma clara e completa aos viajantes, garantindo que todos os gastos sejam devidamente documentados e justificados.

2. Conte com uma TMC de confiança

Uma TMC (Travel Management Company) te ajuda na gestão de despesas da viagem, na criação e aplicação de uma política de viagens eficaz, na gestão de despesas de viagem transparente e no auxílio com situações que você provavelmente não conseguiria resolver sozinho. Além disso, elas têm fortes relações com companhias aéreas, redes hoteleiras, e outros serviços, que te vão te ajudar com acessos a plataformas de reservas exclusivas e a ferramentas com custos mais baixos.  

3. Planeje com antecedência

Mesmo a melhor política de viagens do mundo não ajudará a reduzir verdadeiramente seus custos de viagens de negócios ou ajudar na gestão das despesas, se você não planejar suas viagens adequadamente.

Ao olhar para as viagens do próximo ano, reserve o que puder com antecedência. A maioria das políticas de viagens restringe reservas de última hora (e se a sua não restringe, é algo a considerar), e é uma dica frequente de viajantes, mas é verdade — geralmente você encontra os melhores preços quanto mais cedo reservar.

4. Encontre Maneiras Econômicas e Sustentáveis de Reduzir Custos 

Ser um pouco econômico na gestão de despesas de viagem pode realmente ajudar a reduzir os custos gerais. Em alguns casos, pode até tornar suas viagens de negócios mais sustentáveis e ecológicas.

Por exemplo, assentos na classe executiva e primeira classe em um voo são mais caros. Mas você sabia que esses assentos também têm uma pegada de carbono maior do que um assento na classe econômica?

Da mesma forma, enquanto usar transporte coletivo pode não ser sempre a opção mais confortável ou preferida durante uma viagem, é quase sempre mais barato do que um serviço de transporte privado ou aluguel de carro. Além disso, tem o benefício adicional de ser mais sustentável. 

5. Recompense os Funcionários pelas Economias 

À medida que as viagens bleisure (modalidade de viagem em que um funcionário combina uma viagem de negócios com uma viagem de lazer) continuam a crescer, você pode considerar flexibilizar sua política de viagens para acomodar melhor essa possibilidade, para funcionários em conformidade com a política.

A possibilidade de aproveitar uma viagem de lazer de forma mais econômica, ao combiná-la com uma viagem de negócios, pode incentivar seus funcionários a permanecer em conformidade.

Se você precisa de ajuda para gerenciar o seu investimento em viagens de viagens de negócios, fale com o nosso time: vendas@quicklytravel.com.br

Fonte: JTB Business Travel