Reservas fora da política podem resultar em diversas consequências negativas. Por isso, é crucial que você oriente seus viajantes sobre a importância de estar sempre em conformidade.
Como Gestor de Viagens Corporativas, você já sabe que quando um viajante faz uma reserva fora da política estabelecida, uma série de problemas podem ocorrer. O Duty of Care torna-se mais complexo, orçamentos são ultrapassados, e rastrear gastos e relatórios de despesas se transformam em uma dor de cabeça. Viajantes provavelmente estão demorando mais do que imaginam ao reservar fora da política, o que significa tempo perdido, produtividade reduzida e lucratividade comprometida. Além disso, as relações com fornecedores também podem ser prejudicadas. Há uma série de questões a serem consideradas.
No entanto, na maioria das vezes, os viajantes não fazem reservas fora da política de forma consciente ou maliciosa para contornar as regras. Em vez disso, eles podem simplesmente não compreender por que isso é importante. Portanto, é fundamental orientá-los sobre como os impactos negativos podem afetá-los também.
Não sabe por onde começar ou o que precisa comunicar primeiro? Aqui estão três pontos para educar seus viajantes.
1) Economia ilusória:
Às vezes, viajantes bem-intencionados insistem que podem encontrar uma oferta melhor em sua próxima viagem. Ao analisarem suas opções, o preço encontrado fora da política parece mais baixo. Parece óbvio escolher a opção mais barata, certo? Bem, na realidade, não é tão simples, e isso é algo que é preciso esclarecer.
Enquanto podem pensar que estão economizando dinheiro para a empresa, eles não compreendem o quadro completo. Existem casos em que parcerias com fornecedores resultam em custos totais mais baixos, mesmo que esses custos estejam ocultos inicialmente. Em outros casos, as parcerias podem não oferecer a tarifa mais baixa, mas podem incluir amenities e serviços gratuitos que os viajantes corporativos precisam e que, de outra forma, teriam que pagar posteriormente (como WiFi no quarto ou estacionamento).
2) Reembolso não garantido:
Em algumas situações, um Gestor de Viagens está introduzindo uma política nova ou revisada. Se as políticas de viagens anteriores eram mais flexíveis, alguns membros da equipe podem pensar que podem simplesmente lançar qualquer custo de viagem e receber reembolso sem preocupações. No entanto, é importante educar seus viajantes sobre como isso nem sempre é melhor a se fazer e que reservas fora da política podem dificultar o reembolso.
3) Duty of Care comprometido:
As empresas têm o dever de cuidar dos seus viajantes, garantindo que estejam seguros o tempo todo e que todas as suas necessidades básicas sejam atendidas. No entanto, quando eles reservam fora da política, a tarefa torna-se infinitamente mais difícil.
Um dos princípios do Duty of Care é saber onde seus viajantes estão o tempo todo. Muitas plataformas fornecem itinerários completos, mostrando onde eles estão durante a viagem. No entanto, quando as reservas ocorrem fora da política, o rastreamento se torna mais difícil. Isso pode não parecer uma preocupação para seus viajantes no momento, mas pode ser crucial em caso de emergência.
Garanta que você também está fazendo a sua parte!
Você pode educar seus viajantes o quanto quiser, mas se você, como Gestor de Viagens, não estiver cumprindo sua parte para tornar a política de viagens fácil de entender, fácil de seguir e, no geral, benéfica para seus viajantes, será mais difícil do que nunca manter a conformidade.
Então, há espaço para melhorias? Peça feedback e sugestões aos viajantes. Tente entender por que eles podem estar reservando fora da política e o que você pode fazer para suprir eventuais necessidades.
Por exemplo, os viajantes corporativos reservam fora da política porque desejam acumular pontos ou milhas em suas próprias contas de fidelidade? Mostre a eles como ainda podem acumular pontos e milhas durante viagens a negócios dentro dos limites da política.
Eles acham que a experiência do usuário em sua plataforma de reserva de viagens é difícil ou frustrante? Pode ser hora de mudar para uma nova plataforma ou oferecer treinamento adequado.
Eles percebem que as opções de viagem disponíveis para eles não são ideais para equilibrar vida profissional e pessoal ou atender às suas necessidades fora do trabalho? Talvez seja necessário reavaliar como sua política impacta suas equipes além de economia de custos e produtividade. Nesse sentido, à medida que as viagens de lazer e negócios, conhecidas como “bleisure“, continuam populares, você provavelmente precisará ajustar suas políticas. Permita que os Viajantes estendam suas estadias por conta própria. Deixe-os começar uma viagem mais cedo para aproveitar o tempo de lazer antes do início da viagem de trabalho. Estudos mostraram que 40% dos Viajantes corporativos planejavam fazer uma viagem “bleisure” em 2023, em comparação com 29% em 2022.
Acima de tudo, garanta que a comunicação esteja sempre disponível e que seus viajantes possam entrar em contato com você quando tiverem dúvidas sobre o processo de reserva. Facilite ao máximo para que eles permaneçam em conformidade, e você verá melhores resultados.
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