A incorporação dos princípios ESG em eventos corporativos tem se tornado uma prática essencial para organizações que buscam alinhar suas atividades a objetivos sustentáveis e responsáveis. Embora os eventos sejam de curta duração, sua organização envolve múltiplos stakeholders, movimentação financeira significativa e impacto direto na reputação das empresas. Portanto, incorporar boas práticas de governança nesses eventos não é apenas uma escolha estratégica, mas uma necessidade para fortalecer a confiança do público e dos parceiros.
Entenda as necessidades da sua empresa
O primeiro passo é entender as necessidades específicas da sua empresa. Cada negócio tem demandas diferentes e a política deve refletir isso. Diretores, por exemplo, podem ter um valor maior para despesas de alimentação e hospedagem em comparação com outros colaboradores. E se a sua empresa lida com clientes que exigem reuniões de última hora, a política deve ser flexível para viagens com pouca antecedência.
Seja claro e objetivo
Seja direto e objetivo ao definir as regras para não gerar confusão e atrasos. Defina um valor máximo para despesas diárias, incluindo hospedagem e transporte, por exemplo. Quanto mais clara e direta for a política, mais fácil será para os colaboradores seguirem as regras sem precisar de intervenção constante.
Utilize um sistema de self-booking
Esse tipo de ferramenta agiliza e automatiza o processo de reservas de viagens. Os colaboradores inserem os detalhes da viagem e o gestor tem uma visão clara dos custos e necessidades. O sistema deve capturar dados como destino, datas, motivo da viagem e custos estimados. Assim, o gestor pode aprovar ou ajustar a viagem de forma rápida e eficiente.
Defina os itens reembolsáveis
Defina com clareza os itens que podem ser reembolsados, evitando conflitos e surpresas após a viagem. Inclua passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte, lavanderia (em viagens longas) e documentações necessárias, e estabeleça valores máximos para cada tipo de despesa.
Inclua regras de segurança e bem-estar
A segurança e o bem-estar dos colaboradores devem ser prioridades na política de viagens. Inclua a contratação de um seguro viagem para cobrir imprevistos, e defina procedimentos para situações de emergência, como números de contato e orientações sobre como agir em caso de problemas.
Envolva os stakeholders
A criação de uma política de viagens eficiente deve ser um esforço colaborativo. Envolva diferentes áreas da empresa, como RH, financeiro e os próprios colaboradores que viajam com frequência.
Colabore com os viajantes frequentes para entender suas necessidades e desafios, e certifique-se de que a política esteja alinhada ao orçamento da empresa e às metas financeiras.
Estabeleça um processo de prestação de contas
A prestação de contas é um ponto crítico, mas imprescindível para evitar gastos desnecessários e garantir a transparência. Exija recibos e notas fiscais para todas as despesas reembolsáveis, e defina prazos para a entrega dos relatórios de despesas após o retorno da viagem.
O relatório deve conter todas as despesas da viagem, desde o planejamento até a prestação de contas. Quando feito de forma eletrônica, por meio de sistemas de gestão de despesas, torna-se mais ágil e eficiente, permitindo a automação da coleta de dados, categorização de despesas e análise de gastos.
Revise e atualize regularmente
A política de viagens da empresa deve ser revisada periodicamente para garantir que continue atendendo às necessidades do negócios e dos colaboradores. Faça ajustes com base no feedback dos viajantes e acompanhe as tendências do mercado e as novas tecnologias, que podem otimizar o processo das viagens.
Comunique e treine os colaboradores
Ter uma política bem elaborada é essencial, mas os colaboradores precisam entendê-la e saber como funciona. Divulgue a política de forma clara e acessível, além de oferecer treinamentos para garantir que todos estejam alinhados com as regras e utilização das ferramentas disponíveis.
Incentive a adesão à política de viagens
Para garantir que a política de viagens seja seguida, considere criar incentivos para os colaboradores que aderirem às regras. Ofereça recompensas, como vouchers ou dias de folga, para os colaboradores que seguirem a política à risca, e reconheça aqueles que contribuem para a economia e eficiência nas viagens.
Conclusão
Criar uma política de viagens corporativas eficiente não é apenas uma forma de controlar custos, mas também de garantir que os colaboradores tenham uma experiência positiva e produtiva durante suas viagens a trabalho. Para pequenas e médias empresas, nas quais cada recurso é valioso, uma política bem estruturada faz toda a diferença.
Seguindo essas dicas, você estará no caminho certo para implementar uma política que atenda às necessidades da sua empresa, garantindo a satisfação dos colaboradores e, ao mesmo tempo, otimizando os gastos. Lembre-se: uma política de viagens eficiente é um investimento que traz retorno em forma de economia, produtividade e bem-estar.
A Quickly é especialista em viagens corporativas! Se precisar de ajuda, fale conosco.
